实用文不仅包括书信、条据之类，还包括学校生活和日常生活所需要写的其他文体，诸如读书笔记、实验报告、发言稿、会议记录、通讯报道、调查报告、电报稿等。
为了适应目前和将来学习、生活和工作的需要，我们必须重视实用文的写作，学会写常用的实用文。实用文的写作能力是中学毕业生必须具备的语文基本能力之一。
要学写实用文，先要熟悉实用文。除切实学好教材中的实用文外，还要在课外做个有心人。购物时得到的产品说明书，报刊上登载的各种广告，布告栏内张贴的各种告示，都不要轻易放过。听广播看电视时也要多留心。看到的听到的多了，印象深了，自己动手去写，困难就会减少。
要写好实用文，首先，必须掌握基本格式。实用文大都有一种约定俗成的格式，行文者应当遵循。“书信”是运用最广的一种实用文，我们从小学就开始接触它，然而不论中考或高考，做书信方面的试题，因格式失误而遭扣分者，都不乏其人。大家知道，一般书信包括称呼、正文、结束语、署名、日期等部分，这些都应该按格式要求去写。至于其他类型的实用文，也都有其基本格式，我们必须掌握。
其次，必须因人、因事、因时制宜。在实际生活中，常有“为他人写实用文”的时候，执笔者只不过充当代写人。在这种情况下，要根据事情的性质确定文体，按他人限定的称呼、时间、地点、署名去行文，不得以执笔者本人的面貌出现。也不受执笔人所处的身份、时间、地点的局限。对受文对象是什么人（或单位）、发文者是什么人（或单位）、发文时间应写何时，都要认真斟酌，行文的语气则要符合发文者的身份。
再次，要写好实用文，必须加强基本功训练。实用文要求语言准确简明，平时要加强语言训练，提高运用语言的能力。有些实用文不单要叙述，还要用上说明、议论等，这就要求我们学会多种表达方法。